A ordenação é um método que reúne documentos que têm um assunto comum e tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizar erros e, consequentemente, agilizar a consulta.

No contexto da arquivística, fazer uma inspeção documental consiste em eliminar o documento inspecionado, mantendo a classificação atribuída anteriormente.

É chamada de estudo a verificação das condições de guarda e a determinação do local para onde os documentos serão encaminhados para a guarda permanente.

Ao classificar um documento, a codificação deverá ser seguida rigorosamente, pois se trata de uma identificação interna que mostra o grau de confidencialidade do documento.

Na gestão oficial de documentos, a triagem e a classificação destes dispensa observação de padrões ou procedimentos metódicos. O arquivista tem liberdade para criar modelos de arquivos personalizados às suas aptidões.