A classificação de documentos é um processo opcional na gestão de arquivos, utilizado apenas para documentos de longa permanência.

O arquivamento de documentos deve ser feito de acordo com o princípio da ordem cronológica, independentemente da relevância do conteúdo ou da sua natureza.

A tramitação de documentos refere-se ao controle de entrada, movimentação e saída de documentos dentro de uma organização, garantindo rastreabilidade e segurança da informação.

Os arquivos permanentes são aqueles que têm valor temporário e podem ser descartados após o uso imediato.

O cadastro de documentos é uma prática desnecessária em arquivos modernos, que utilizam apenas sistemas digitais para gerenciamento.