O SGQ baseia-se na estrutura hierárquica da organização, focando seus registros, principalmente nas ações individuais de cada integrante.

Os procedimentos descrevem como são executados os processos, orientando a ação das pessoas.

A estrutura e a organização do SGQ envolvem os elementos de documentação, a geração de produtos, a definição do rol de tarefas a serem desenvolvidas e a análise crítica.

Os procedimentos classificados como esquemáticos são elaborados com formato textual, descrevendo objetivos, atividades e seus responsáveis, métodos, referências, documentos usados e meios de controle empregados.

O manual de qualidade encontra-se no nível mais básico da hierarquia de documentação do SGQ e detalha as atividades dos processos, apresentando orientações de como executar as atividades que os constituem.