Segundo essa teoria, os arquivos passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com a idade dos documentos, sendo o arquivo corrente o conjunto de arquivos com até 5 anos.

O arquivo corrente ou de primeira idade está geralmente localizado próximo ao seu setor e é conhecido como arquivo ativo.

O conjunto de documentos com valor secundário é denominado de arquivo intermediário ou de segunda idade.

Um arquivo de terceira idade é aquele que tem 60 anos ou mais e não tem mais função administrativa, podendo ser eliminado.