Dados de um sistema de informação que definem, com rigor, os limites de sua estrutura e suas relações com outros elementos do mesmo universo sistêmico, determinam a existência (ou não) de subsistemas e, concomitantemente, identificam as funções desempenhadas por seus diversos componentes.

Dados que determinam e estruturam uma lista controlada de todos os valores aceitáveis em linguagem natural ou em cadeia de caracteres formatada como uma sintaxe concreta, delineados para seu processamento automatizado.

Dados constitutivos de um plano lógico que mostra as relações entre os distintos elementos de um sistema, normalmente mediante o estabelecimento de regras para seu uso e sua gestão e, de modo específico, quanto à semântica, à sintaxe e à obrigatoriedade dos valores.

Dados que compõem um conjunto não estruturado de representações socialmente contextualizadas e passíveis de serem registradas em um suporte material (papel, filme, fita magnética, disco compacto, etc.) e comunicadas de forma assíncrona e multidirecionada.

Dados que descrevem contexto, conteúdo e estrutura de documentos, assim como sua gestão ao longo do tempo, e, como tal, constituem informação estruturada ou semiestruturada, que possibilita a criação, o registro, a classificação, o acesso, a conservação e a disposição dos documentos.