A organização de arquivos, nos termos de Marilena Leite Paes, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Dentre estas fases, pode-se afirmar que a etapa que deve ter seu início no exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre sua documentação é denominada: