A APO é um processo pelo qual gerentes e subordinados identificam objetivos comuns, definem as áreas de responsabilidade de cada um, em termos de resultados esperados, e utilizam esses objetivos como guias para sua atividade.

Na APO as responsabilidades são especificadas para cada um em função dos resultados esperados, que passam a construir os indicadores ou padrões de desempenho sob os quais ambos serão avaliados.

O desempenho do gerente e do subordinado podem ser objetivamente avaliados e os resultados alcançados são comparados com os resultados esperados.

Os objetivos dos vários departamentos ou gerentes envolvidos não devem ser correlacionados.

Todos os sistemas de APO envolvem a avaliação e revisão regular do processo e dos objetivos alcançados, permitindo que providências sejam tomadas e novos objetivos sejam fixados para o período seguinte.