Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto).

Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica crescente, sendo o documento com data mais antiga em primeiro lugar e assim sucessivamente.

Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia.

Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permaneçam soltos para facilitar o manuseio.

Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas.