Dentro de suas características, a Secretaria regula a admissão e a saída dos alunos e compõe os arquivos, os livros e os prontuários necessários para o devido funcionamento da escola.

A Secretaria organiza e mantém os arquivos de todos aqueles que já passaram pela escola, chamados de egressos.

A Secretaria organiza e mantém os registros que se referem a todos os alunos e professores ativos na escola.

Os livros arquivados pela Secretaria são registros de matrícula, listagem de alunos, atas de reuniões e resultados, livro de transferências, livro de protocolos, livro de ponto dos funcionários, livro de requerimentos, livro de ofícios (que informam pais, alunos e órgãos responsáveis), livro de remessas circulares e comunicados internos e outros controles que cada instituição particularmente decide manter.

O Secretário é responsável por planejar, coordenar e executar todos os trabalhos administrativos da escola dentro dos prazos estabelecidos, e não participa das reuniões pedagógicas e de gestão escolar, pois não necessita de trabalhar diretamente com o diretor.