De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, existem modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre elas é o fato de que uma delas é expedida exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, e a outra modalidade é expedida para e pelas demais autoridades. Ambas têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si. Estas modalidades de comunicação oficiais, respectivamente, são denominadas: