A condição sine qua non para se organizar os arquivos de qualquer entidade é o conhecimento que se tem dessa entidade: estrutura, objetivos e funcionamento.

O levantamento de dados sobre uma instituição deve ter início pelo exame dos relatórios mensais, semestrais e anuais da organização.

A etapa de análise dos dados coletados é a fase em que o arquivista acrescenta dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo, o equipamento, a localização física e os meios de comunicação disponíveis ao diagnóstico da situação dos arquivos.

Para que um arquivo possa cumprir seus objetivos, torna- -se indispensável a formulação de um Plano de Emergência envolvendo todos os estágios de sua evolução.

Para a elaboração do Plano de Classificação da entidade devem ser considerados apenas dois elementos: a posição do arquivo na estrutura da instituição e a escolha das instalações e dos equipamentos.