Depende exclusivamente da implantação de um sistema de tecnologia da informação.

Tem por objetivo implementar estratégias de digitalização de todos documentos em suporte de papel, desde a sua produção, e eliminá-los no tempo mais curto possível para evitar o acúmulo de massa documental.

Deve impugnar a política de gestão arquivística predecessora, determinar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas no programa de gestão, de forma que esteja claro quem é o chefe do órgão.

Tem por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar as funções e atividades dos órgãos e entidades produtoras.

Deve declarar oficialmente e exclusivamente as intenções que especificam como será realizada a gestão no órgão ou entidade. A declaração por si só garante uma boa gestão arquivística de documentos.