O texto dos correios eletrônicos deve ser iniciado por uma saudação. Quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor” ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.

Atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais, entretanto, com o uso do e-mail, popularizou-se o uso de abreviações, como “Att.”, e de outros fechos, como “Abraços”, “Saudações”, que, por serem amplamente usados, já são considerados como fechos oficiais e, portanto, aceitos em e-mails profissionais.

Local e data devem constar do corpo da mensagem do e-mail.

Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado como um documento oficial, assim como o ofício, entretanto, nesse gênero textual, admite-se o uso de linguagem informal.

Embora seja um sistema de transmissão de mensagens eletrônicas com baixo custo e celeridade, o e-mail ainda não se tornou a principal forma de envio e recebimento de documentos na Administração Pública.