Conforme a Lei nº. 8.159, de 08/01/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente. A partir dessa conceituação, podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos: