Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Nesse caso, é preferível que seja transferida para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Todas as comunicações oficiais, inclusive as comunicações assinadas pelo Presidente da República, devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

O vocativo Excelentíssimo Senhor é empregado em comunicações oficiais dirigidas tanto a chefes de Poder (Executivo, Legislativo e Judiciário) quanto às demais autoridades.

O pronome de tratamento Vossa Magnificência é empregado em comunicações oficiais dirigidas a Juízes, Auditores da Justiça Militar e Ministros dos Tribunais Superiores.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: