No termo de abertura do livro de Atas, deve constar o nome da instituição de ensino, conforme ato de criação, o nome do Estado, do Município onde está situado, data e ano, as ocorrências, decisões e encaminhamentos.

Na Ata não se admitem rasuras, para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “DIGO”, depois da palavra errada, repetindo-se a palavra ou expressão de forma correta. (ex.:aos doze dias do mês de maio, digo, do mês de junho …).

Existem tipos de Atas que, por se referirem a rotinas e procedimentos padronizados, são lançadas em formulário com lacunas a serem preenchidas. Nesse tipo de Ata, é imprescindível prevenir qualquer tipo de fraude, por esse motivo é muito importante ter cuidado com os espaços em branco.

As partes de uma Ata variam de acordo com a natureza das reuniões. As que mais frequentemente aparecem, além de título e das assinaturas, são as seguintes: dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso), local da reunião, pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores, pais), presidente e secretário dos trabalhos, ordem do dia (discussões, votações, deliberações, outras), encerramento.

A Ata é lançada em livro próprio devidamente autenticado, cujas páginas são rubricadas e numeradas. Assinam a Ata, geralmente, todas as pessoas presentes à reunião, às vezes, é assinada somente pelas pessoas que presidiram a sessão (presidente e secretário). As assinaturas devem ser contínuas, isto é, ao longo das linhas do livro de Atas, sem intervalos.