a portaria com a designação dos responsáveis pela atividade, os critérios de compra, doação e permuta e a lista dos itens selecionados.

a definição da dotação orçamentária prevista, os critérios adotados no processo, a indicação dos fornecedores potenciais e a lista dos itens selecionados.

a definição da comissão para controle dos gastos, os critérios adotados no processo e a descrição das características básicas da coleção.

a identificação dos responsáveis pela atividade, os formatos cobertos pela biblioteca, os instrumentos auxiliares e os documentos correlatos (portarias, manual de serviço, regulamentação legal etc.).