Entrada consiste na movimentação de materiais que entram no estoque da empresa; essas entradas são registradas através do cadastro das notas fiscais emitidas pelos fornecedores ou, em se tratando de movimentações internas, por documentos de Devolução de Materiais (DMs), que são utilizados para controle das devoluções ao almoxarifado dos materiais requisitados e não utilizados pelo setor requisitante.

A movimentação de materiais deve ser efetuada através das notas fiscais ou documentos internos. A entrada do material é, geralmente, o momento em que a empresa passa a ter responsabilidade sobre os itens comprados. É necessário sempre confirmar se os requisitos especificados no Pedido de Compra estão presentes nos itens entregues pelo fornecedor.

A saída compreende a baixa de estoque registrada através da emissão de notas fiscais de vendas ou, em se tratando de movimentações internas, por meio de Requisições de Materiais (RMs).

Nota de recebimento é um documento que transcreve os dados da nota fiscal para facilitar seu fluxo dentro da organização. A nota fiscal, por ser documento legal, deve ser sempre encaminhada à contabilidade. Se a organização conta com sistema informatizado, não é necessário guardar documentos físicos.