A secretaria de uma escola deve ser organizada de modo que atenda, com eficiência, toda a comunidade escolar. Para tanto, considerando que os registros podem ser manuseados ou consultados constantemente, periodicamente ou eventualmente, é necessário que os mesmos sejam organizados racionalmente, o que implica procedimentos específicos a serem adotados no decorrer do ano letivo e outros que devem ocorrer ao término do ano letivo. Atente para o que se diz a respeito dos Diários de Classe.

Os diários de Classe devem

I. fazer parte do “arquivo vivo” no decorrer do ano letivo, podendo ser dispostos por professor ou por série/ano.

II. ser incorporados ao arquivo “inativo” (também conhecido como “arquivo permanente” ou “morto”), em geral, por um período de cinco anos.

III. passar, no último bimestre do ano letivo, para o “arquivo permanente”, constituindo um espaço privilegiado para consultas.

IV. permanecer no arquivo “ativo”, “vivo” ou “corrente” por um período de cinco anos, favorecendo a expedição de documentos requeridos.

Estão corretas as complementações contidas em