pela aplicação dos instrumentos de gestão para gerenciar a tramitação, alterações, acesso, avaliação, prazos de guarda, destinação e preservação de documentos de valor permanente.

pela aquisição de um repositório digital confiável que permita a manutenção/preservação do representante digital, desde sua captura pelo sistema informatizado de gestão até a definição de sua destinação final.

pela adoção de um sistema informatizado que atenda a requisitos arquivisticos de gestão de documentos próprio ou terceirizado, conforme legislação vigente.

pelo uso do Plano de Classificação de Documento Arquivísticos (PCDA) e da Tabela de Temporalidade de Documentos Arquivísticos (TTDA)|, que devem constar do registro dos metadados mínimos previstos na legislação.

pela definição das regras de acesso e dos procedimentos de tratamento de informações com restrição parcial de acesso.