Uma das vantagens da comunicação por correio eletrônico é a sua fexibilidade. Portanto, não há uma defnição rígida para a sua estrutura. Todavia, deve- se evitar o uso de linguagem incompatível com a comunicação ofcial. Já o uso do telegrama, em razão de seu custo elevado, deve pautar-se pela concisão e restringir-se às situações em que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax, justifcando-se a sua utilização em casos de urgência.

Recomenda-se que a mensagem que encaminha algum arquivo por correio eletrônico contenha informações mínimas sobre o seu conteúdo. No entanto, o campo “assunto” do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido com o intuito de facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

É obrigatório utilizar o recurso de “confrmação de leitura” para as mensagens de correio eletrônico. Caso esse recurso não esteja disponível, no corpo da mensagem deve constar pedido de confrmação de recebimento.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, ou seja, para que possa ser aceita como documento original, é imprescindível a existência de certifcação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

O fax deve ser utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.