O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes do Poder é "Excelentíssimo Senhor" seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional e Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades são tratadas com o vocativo "Senhor", seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador.

Todas as comunicações oficiais devem ter um fecho que tem a finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. O único fecho recomendado para as comunicações oficiais é "Atenciosamente".

Um documento padrão ofício, dentre outras informações, deve conter o tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede; local e data em que foi digitado, por extenso ou abreviado, com alinhamento à esquerda e o assunto que é o resumo do teor do documento.