Deve conter somente as seguintes partes: local e data; assunto; destinatário; texto; fecho; assinatura do autor da comunicação.

Tem por finalidade tratar de assuntos oficiais, é expedido pelos órgãos da Administração Pública e destinado a esses mesmos órgãos ou a particulares.

Sua diagramação deve seguir, dentre outras, as seguintes normas: fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; espaço 1,5 cm entre as linhas; espaçamento de 10 pontos entre parágrafos.

Trata-se de uma modalidade da comunicação oficial, é expedido exclusivamente por Ministros de estado para autoridades de mesma hierarquia.