O procedimento de passagem dos documentos da fase corrente ou da fase intermediária para a fase permanente é denominado transferência.

O critério que define se um documento deve ser classificado como de primeira idade, está relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.

Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Diferentemente dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos permanentes não podem ser eliminados.

Juntamente com o arquivo corrente, o arquivo intermediário é possuidor de valor primário, ou seja, administrativo. Esse valor administrativo é menor que na fase corrente.