Deve, tanto quanto possível, refletir a organização do ministério.

Deve ser planejado em relação às funções e atividades do ministério.

Devem registrar, de início, os documentos de valor puramente efêmero.

Devem os grupos de documentos relativos a atividades específicas serem destacados do corpo principal de documentos registrados, se seu volume e sua característica o justificam.

Devem os diversos níveis de valores serem claramente identificados no esquema de assuntos, devendo o arquivista ser consultado durante a sua elaboração para assegurar condições satisfatórias de destinação.