Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes, apenas, ao arquivamento em fase corrente e intermediária, visando ao recolhimento desses documentos para guarda permanente.

Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos, independentemente de sua natureza ou de seu suporte, produzidos e recebidos por órgãos públicos, por instituições de caráter público, por entidades privadas e por pessoas físicas em decorrência do exercício de atividades específicas.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada sempre que o setor que a produziu considerar pertinente, levando-se em conta a falta de espaço para arquivamento de documentos.

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas físicas, em decorrência de suas atividades.

Ao Arquivo Nacional não compete a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, nem a preservação e a garantia de acesso aos documentos sob sua guarda, nem o acompanhamento e a implementação da política nacional de arquivos.