Os pronomes ou expressões de tratamento podem ser grafados por extenso nas correspondências oficiais.

Nas formas de tratamento, os pronomes Vossa e Sua devem ser empregados, respectivamente, em relação à pessoa com quem se fala, isto é, a quem se dirige a correspondência, e à pessoa de quem se fala.

É gramaticalmente correto e adequado ao padrão ofício o seguinte trecho de início de correspondência oficial: “Encaminhamos a Vossa Senhoria as informações referentes a seu pedido de 16 de fevereiro de 2006”.

A concordância de gênero com as formas de tratamento deve ser feita no masculino, independentemente do sexo da pessoa a quem a forma de tratamento se refira, pois o gênero deve ser mantido neutro nas correspondências oficiais.

Não se emprega a crase diante das formas de tratamento, ainda que estas sejam subordinadas a termos que exijam preposição, com exceção dos tratamentos senhora e senhorita.