A organização deve estabelecer e manter informações, em papel, para descrever alguns elementos do sistema de gestão e, se necessitar, a interação entre eles; e, guardando sigilo sobre a documentação relacionada.

A documentação deve ser legível, datada (com datas de revisão) e facilmente identificável, mantida de forma organizada e retida por 20 anos, face as possíveis fiscalizações ambientais. Devem ser estabelecidos e mantidos procedimentos e responsabilidades referentes à criação e alteração dos vários tipos de documentos.

Os registros ambientais devem ser legíveis e identificáveis, permitindo rastrear a atividade, produto ou serviço envolvido. Os registros ambientais devem ser arquivados e mantidos de forma a permitir sua pronta recuperação, sendo protegidos contra avarias, deterioração ou perda. O período de retenção é de, no mínimo, 5 anos.

A organização pode identificar as necessidades de treinamento. Ela deve sugerir que todo o pessoal cujas tarefas possam criar um impacto significativo sobre o meio ambiente possa escolher o treinamento apropriado.

A organização deve estabelecer e manter procedimentos para a identificação, manutenção e descarte de registros ambientais. Estes registros devem incluir registros de treinamento e os resultados de auditorias e análises críticas.