A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Segundo o Artigo 9º da Lei nº 8.159/1991, a Lei dos Arquivos, “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. Em conformidade com a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, é possível afirmar que os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos quando realizarem, obrigatoriamente, os seguintes procedimentos: