Como ensina Paes, em sua obra “Arquivo: teoria e prática”, a conceituação moderna define: “arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. Deste conceito de arquivo podem ser deduzidas três características básicas que distinguem os arquivos. Destas características, é correta a seguinte definição: