na disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.

em separar os documentos por ano, em ordem cronológica, e fazer uma lista, identificando-os pelos assuntos abordados.

no registro esquemático do ciclo da vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovação pela autoridade competente.

em estabelecer prazos de guarda ou retenção que cubram o período de vigência do documento para cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinação final.