Considerando a relação custo-benefício, recomenda-se guardar os documentos em caixas, pastas e envelopes comuns.

Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.

O mobiliário do arquivo deve ser confeccionado e posicionado segundo as normas relativas à qualidade e resistência das peças e as normas de segurança no trabalho, além de proteger contra danos físicos ou químicos e permitir o acesso fácil e seguro aos documentos.

Ao acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, deve-se dobrá-los cuidadosamente, segundo as medidas da embalagem, para evitar que partes do documento saiam do invólucro e sejam danificadas.

Registros magnéticos devem ser armazenados em móveis especiais de madeira, porque o mobiliário de aço atrai campos magnéticos que podem causar a perda dos dados.