A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.

A impessoalidade e o caráter formal perdem parte da referência e da necessidade quando se trata das comunicações ou documentos redigidos diretamente em meios eletrônicos de comunicação como o e-mail.

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma, como as exigências de impessoalidade e o uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.

A formalidade de tratamento não se refere somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível, mais do que isso, diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.