a contratação de fornecedores por indicação pessoal, sem processo formal de cotação, é uma prática aceitável para otimizar e desburocratizar a organização do evento institucional.

a organização de eventos deve ter propósitos claros, tais como educacional, cultural ou de aprimoramento profissional, alinhado aos objetivos institucionais, e não para autopromoção de seus dirigentes ou organizadores.

os canais de comunicação devem ser mantidos abertos exclusivamente com a equipe organizadora e os participantes, para tudo ser eficaz.

a vistoria do local e a contratação de profissionais de segurança, se necessário, são dispensáveis se houver quaisquer colaboradores na equipe dispostos a realizar essas tarefas

o gerenciamento da entrada e saída de participantes se torna desnecessário, para que se diminuam os custos do evento.