incluir rodapés ou notas de explicação para todos os termos técnicos, a fim de esclarecer os leitores que não conhecem o assunto.

ser uma síntese simples e menos formal, em termos de formatação e documentação, já que será assinada por todos os presentes à reunião.

registrar em livro especial, com a redação em parágrafos e alíneas em espaçamento duplo, sempre que houver novo tópico de discussão.

documentar, sem paragrafação, sem rasuras, sem palavras abreviadas, uma reunião, em livro especial, com números escritos por extenso, evitando as alíneas.

conter um cabeçalho e somente a assinatura do secretário ou assistente que a redigiu, após a revisão gramatical, e, principalmente, após o termo: "Cidade (Ex.: Salvador), dia/mês/ano (Ex.: 28 de junho de 2008").