Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Deve-se transferir para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para as demais autoridades e por elas.

Aviso e ofício têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do aviso, também com particulares.