A tramitação de documentos em órgãos públicos municipais é uma rotina, seja enviando ou recebendo documentos entre setores da própria prefeitura ou entre ela e o meio externo. O protocolo será primordial nessas operações, pois "possibilitará o controle do fluxo documental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso a informação" (OLIVEIRA, 2015: 15). O processo de protocolar documentos atende a algumas etapas, sendo uma delas a identificação e análise anterior do documento para atendimento a um plano. A referida etapa é denominada