Uma empresa de engenharia iniciou um programa de digitalização de documentos de segurança e saúde no trabalho (SST), buscando reduzir custos com armazenamento físico e garantir maior agilidade nas auditorias.
Durante a implantação, o gerente de SST determinou que todos os documentos antigos fossem escaneados em formato PDF e armazenados em nuvem corporativa, sem certificação digital. Para os novos documentos, decidiu manter apenas cópias impressas com assinatura manual, arquivadas em pastas no setor. Meses depois, uma auditoria questionou a validade jurídica desses arquivos digitais e a ausência de acesso remoto às informações pelos trabalhadores.
Com base na NR-1 – Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais, o empregador deve garantir a preservação de todos os documentos nato digitais ou digitalizados por meio de procedimentos e tecnologias que permitam verificar, a qualquer tempo, sua validade jurídica em todo território nacional, garantindo permanentemente sua