Para responder à questão, considere o caso abaixo.

Paulo percebeu que, após as suas atividades de fiscalização, realizadas no exercício de suas funções, deixava de registrar algumas informações e que, no decorrer do trâmite administrativo, essas informações eram importantes para a evolução dos processos. Ele acreditava que era muita informação, não sendo necessário registrá-las. No entanto, com o passar do tempo, Paulo certificou-se de que essas informações precisam ficar registradas em um arquivo.

Após o efetivo registro das informações, Paulo pôde constatar que a finalidade de um arquivo é