usar, quando necessário, de recursos gráficos, como itálicos, negritos e sublinhados, mas de maneira a não afetar a elegância e a sobriedade do documento.

ser redigido com fonte de corpo proporcional ao texto e variação de acordo com a hierarquia dos assuntos tratados.

comportar conclusão, caso não seja mero encaminhamento de documentos, em que tem lugar o detalhamento do assunto em pauta e a opinião do signatário.

obedecer, quanto ao fecho, o padrão baseado em dois termos: “atenciosamente”, para autoridades superiores, e “respeitosamente”, para autoridades de hierarquia inferior ou semelhante.

pautar-se, como toda a comunicação de caráter oficial, pela pessoalidade no uso da linguagem, de modo que seu remetente esteja identificado ao fim do texto, pelo nome, cargo e endereço.