Sem dispensar a polidez e a cortesia, deve-se buscar um texto acessível, direto e preciso, evitando-se o uso de jargões, clichês, frases feitas e nunca usar palavras estrangeiras (estrangeirismo).

É um documento personalizado que possui apenas um destinatário, com exceção do ofício circular, claramente identificado.

Na redação de ofícios utiliza-se o padrão culto da linguagem, bem como objetividade, impessoalidade e neutralidade nos assuntos tratados.

A forma de tratamento utilizada é escolhida em função do cargo, e não da pessoa que o ocupa, devendo preferir que confira maior distinção.

A aparência do documento é fator relevante no caso de ofícios, devendo-se atentar para o arranjo gráfico do texto, o tipo, o tamanho e a cor da fonte utilizada, o tipo do papel, o envelope etc.