O ciclo de vida de um documento é o conjunto de fases que ele percorre desde a sua criação até a sua destinação final.

As fases são determinadas pelo valor que o documento tem para a organização e para a sociedade. Este valor pode ser primário (função administrativa ou operacional que originou o documento) ou secundário (função informativa ou cultural que o documento adquire ao longo do tempo). É de acordo com essas características que os documentos são classificados em corrente, intermediário ou permanente.

Arquivo corrente - O arquivo de primeira idade ou corrente é aquele que contém os documentos que estão em uso frequente pela organização. É a fase inicial de gestão documental e abrange registros ativos.

Arquivo intermediário - O arquivo intermediário contém os documentos que já não são usados com frequência pela organização, mas ainda precisam ser guardados por algum motivo legal ou administrativo.

Arquivo permanente - Chamados também de documentos de segunda idade ou semi-ativos, têm valor primário residual e estão sujeitos a uma eliminação futura.