Cabe ao profissional de museu acionar e gerenciar o sistema de documentação do museu, armazenando as informações individuais sobre os objetos, ampliando os conteúdos documentais existentes (textuais e iconográficos) e disponibilizando a base de dados para consultas internas e externas.

A base de dados do museu deve garantir que certos dados sobre os objetos sejam fragmentados, de forma a evitar a perda total das informações, caso algum vírus venha a infectar o servidor onde essa base de dados está instalada.

A gestão de acervos museológicos demanda um programa de pesquisa específico por setores, de acordo com a especificidade de cada acervo. Dessa forma, a instituição pode criar uma base de dados própria para cada setor, unidade ou departamento do museu, sem que haja a necessidade da integração e interação entre elas.

Um objeto museológico pode ser tomado como igual a outros itens dentro do acervo e, dessa forma, deve ser descrito na base de dados. Nesse caso, a numeração deve ser a mesma para todos esses objetos.

Recomenda-se que os museus usem uma numeração tripartida na marcação de suas peças, por se tratar de um sistema mais simples e funcional.