A justificativa para a realização da licitação deve ser realizada pelo setor que demanda o produto ou serviço, devendo ser clara, precisa e convincente. Baseado no princípio da eficiência, o administrador deve evitar o desperdício e gastos desnecessários, solicitando a aquisição de produtos ou serviços realmente indispensáveis. Desse modo, a justificativa deve estar em sintonia com a necessidade da instituição e amparada na quantificação precisa do objeto da licitação.

Nem sempre a proposta mais vantajosa para a Administração Pública é a do menor preço, mas somente uma boa especificação do objeto garantirá a aquisição de produtos ou serviços de qualidade. Para auxiliar nessa tarefa, são utilizados alguns sites de compras governamentais especializados, como o Comprasnet, que trazem a especificação dos produtos mais adquiridos pela Administração Pública.

O edital deve ser enxuto, claro e conciso, especialmente quando se tratar de objetos menos complexos e de menor valor, devendo o comprador consultar editais de outros órgãos antes de elaborar o seu.

A especificação do objeto deve ser clara e precisa para os licitantes, de forma que o seu fornecimento pela empresa ganhadora possa ser garantido e, no caso de falta deste, a deficiência seja suprida com a entrega de produto similar ao licitado, evitando que a Administração Pública deixe de realizar suas atividades pela falta do produto ou serviço.

O levantamento de preços deve ser realizado antecipadamente pelas comissões ou pregoeiros, através da consulta a jornais, revistas, sites especializados, e outros, de forma a se obter um preço de referência confiável e bem elaborado, permitindo a negociação mais segura com os fornecedores e adjudicar o objeto da licitação.