Antes de implantar arquivos ou sistemas de arquivos, estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação, entre outros, é necessária a elaboração do inventário topográfico, instrumento que permite a análise de informações relativas a quantidade, espécies, gêneros, condições de armazenamento e conservação, taxa de acumulação e frequência de utilização dos documentos.