o conjunto dos elementos externos e internos dão aos documentos o aspecto que corresponde à sua natureza diplomática e jurídica, ou seja, à sua função.

os caracteres ou elementos internos e intrínsecos relacionam-se ao espaço e ao volume que os documentos ocupam, sua quantidade e o tipo de suporte.

a natureza física está relacionada ao formato dos documentos, que consiste no material sobre o qual as informações são registradas como papel, pergaminho, filme, disco óptico.

o suporte é a configuração física de um documento, de acordo com a sua natureza e modo de confecção como caderno, códice, folha avulsa, livro, microfilme.

os caracteres ou elementos externos são substantivos ou de substância definidos como o conteúdo temático e o assunto propriamente dito do documento.