As formas adequadas de fecho em uma Comunicação Oficial são: ‘Respeitosamente’, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República; e ‘Atenciosamente’, para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Os seguintes fechos de uma Comunicação Oficial: ‘Respeitosamente’ e ‘Atenciosamente’, se aplicam às comunicações dirigidas às autoridades estrangeiras.

Os pronomes de tratamento ‘Vossa Senhoria’, ‘Vossa Excelência’ e ‘Vossa Magnificência’ são empregados, respectivamente, para Empresários, Vice- Presidente da República e Reitores.

Tipo e número do expediente; sigla do órgão que o expede; local e data; assunto; destinatário; texto; fecho e assinatura são partes comuns aos Ofícios, Avisos e Memorandos.