Uma vez classificado e tramitado, um documento deverá ser arquivado, obedecendo a certas operações. Uma delas refere-se ao exame do documento para verificar se este se destina realmente ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será mantida ou alterada. A outra é relativa à reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto, objetivando agilizar o seu arquivamento, minimizar a possibilidade de erros e mantê-los reunidos quando relacionados ao mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Essas duas operações são denominadas, respectivamente,