Proveniência é o princípio que determina que os documentos devem ser organizados conforme sua origem ou quem os produziu, preservando seu contexto e funcionalidade.

Arquivo é o conjunto de documentos acumulados de forma sistemática, gerenciados por uma pessoa ou instituição para garantir a preservação e o acesso às informações.

Incorporação é o processo por quais documentos que já estão arquivados em sistemas digitais ou físicos são desorganizados para facilitar sua eliminação ou troca por versões mais atualizadas.

Avaliação Documental é o processo de determinação do valor de um documento, decidindo se ele deve ser eliminado, descartado ou preservado permanentemente.