é um instrumento utilizado para classificar de forma seletiva e por assunto documentos produzidos ou recebidos por um órgão no exercício de suas funções e atividades, com o objetivo de agrupá-los cronologicamente para recuperar e facilitar as tarefas arquivísticas de avaliação, eliminação, transferência e recolhimento.

as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados itens encontram-se alfabeticamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.

os assuntos recebem códigos alfanuméricos que refletem a estrutura funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do particular para o geral.

ela possui um índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados numericamente e remetidos ao código alfabético correspondente.

ela possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe referente aos assuntos de Administração Geral e a classe correspondente a Assuntos Diversos; as demais classes destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do órgão.